Tips Menggunakan Google Drive

Google Drive dan aplikasi pelengkap lainnya memberi kita kemudahan dalam mengolah hal agar kita dapat menjadi lebih produktif. Berikut adalah 5 tips untuk menggunakan Google Drive dengan lebih efektif lagi:

1. Bekerja secara Offline

Tentu saja ada saat dimana kita harus bekerja tanpa koneksi internet. Google Drive ternyata dapat digunakan secara “Offline” dimana kita dapat membuat, melihat atau mengedit dokumen pada situasi ini. Dengan menggunakan Google Chrome, anda dapat mengatur aplikasi Google Drive untuk bekerja secara offline. Anda memerlukan browser Chrome untuk melakukan hal ini. Buka akun Google Drive anda, klik tombol gerigi pada pojok kanan atas dan pilih Settings. Pada label General, pastikan kotak dengan nama “Sync Google Doc, Sheets, Slides, & Drawings files to this computer so that you can edit offline” telah dicentang. Anda akan bekerja di Google Drive yang berada di Chrome ketika anda tidak memiliki koneksi internet, dan seluruh perubahan akan disinkron kembali ketika anda online.

2.Mencari link dari sebuah dokumen

Normalnya ketika anda ingin menambah link ke sebuah dokumen, anda harus melakukan beberapa proses untuk melakukannya. Dari membuka halaman baru serta mencari hingga menyalin serta mengisi link ke text.

Google search tergabung ke dalam Google Docs sehingga anda tidak perlu meninggalkan halaman dokumen anda untuk menambah link. Cukup soroti teks tersebut, pilih Insert > Link, dan ketik pencarian anda pada kotak dialog yang muncul. Google akan menampilkan hasilnya. Klik link yang diinginkan untuk ditambah pada teks anda.
Menyimpan catatan revisi

Google Drive memiliki fitur dimana anda dapat melihat perubahan yang anda dan orang lain lakukan terhadap dokumen, presentasi, slideshow, atau gambar. Anda juga dapat mengembalikannya ke versi semula dari file jika dibutuhkan.

Untuk melihat catatan revisi Docs, Sheets, Slides atau Drawings, klik File > See revisions history. Kemudian pilih waktu pada panel revisi untuk melihat versi file pada jam tersebut. Dibawah waktu, anda dapat melihat nama orang yang mengedit file tersebut. Edit yang dilakukan oleh orang tersebut akan ditandai dengan warna yang muncul disamping nama mereka.

Secara umum, revisi akan digrup menjadi waktu general, namun anda dapat melihat lebih detail dengan mengklik Show more detailed revisions pada panel revisi. Untuk mengembalikan dokumen ke versi yang diinginkan, klik Restore this revision.

3.Menggunakan Web Clipboard

Hal yang sedikit diketahui dari fitur Google Drive adalah web clipboard, yang membuat anda dapat menyalin dan menempel data diantara Docs, Sheets dan Slides. Clipboard ini dapat menyimpan banyak hal sekaligus, dan isinya dapat diakses menggunakan perangkat lainnya karena terhubung menggunakan akun Google anda.

Untuk menggunakan Web Clipboard, pilih teks, gambar atau data lainnya dan klik Edit > Web clipboard > Copy to web clipboard. Anda akan melihat data ditambah pada daftar hal di menu web clipboard. Ketika menu anda mulai penuh, anda dapat menghapusnya dengan menggunakan Clear all items. Isi clipboard juga akan dihapus secara otomatis jika tidak diakses dalam 30 hari.
Publikasi ke Web

Untuk mempublikasi sebuah dokumen, spreadsheet, presentasi atau gambar, buka file dan klik File > Publish to the Web. Untuk tipe file tertentu memiliki opsi kustomisasi tertentu pada menu. Anda dapat memilih seluruh spreadsheet atau spreadsheet individual, mengatur kecepatan sebuah presentasi dan memilih ukuran dari gambar. Ketika anda selesai, klik Publish, dan salin link yang muncul untuk dikirim ke orang-orang yang anda inginkan untuk melihat file tersebut.

Jika anda ingin file yang telah dipublikasi diupdate secara otomatis ketika anda membuat perubahan, buka menu File dan pilih Web > Published content & settings. Klik kotak yang berlabel “Automatically republish when changes are made.”. Untuk menghilangkan file yang dipublikasi, klik Stop publishing.

SUMBER